כפי שנאמר בספר, זה שכמה משתמשים עובדים על משאבים משותפים לא אומר שכולם צריכים לראות את אותו המידע ובאותה הרמה.

עבור מידע רגיש עלינו להגדיר רמות הרשאה שונות.

במרבית השירותים הענניים (googel drive, onedrive, dropbox) ניתן להגדיר הרשאות שונות ברמת משתמש / קבוצת שיוך ארגוני.

כמובן שהשלב הראשון הוא למפות את המידע הקיים, להגדיר מי נדרש לגשת למידע ובאיזה אופן ולבצע את ההגדרות בהתאם.

מומלץ לבחון את מיפוי ההרשאות אחת לתקופה ולוודא כי האנשים שניתנה להם הרשאה למידע עדיין זקוקים לה.